مدیریت اسناد و مدارک با سیستم DMS فراگستر
فعالیتهای اداری مستلزم کار با حجم زیادی از اسناد سازمانی است. به همین دلیل مدیریت و نگهداری این اسناد برای موفقیت عملیاتهای سازمانی حیاتی هستند.
اصلیترین راه مدیریت این اسناد، بایگانی کردن و دستهبندی آنهاست. بایگانی یا مدیریت مستندات فرآیندی است که طی آن اسناد و پروندههای سازمانی که راکد هستند و نیازی به آنها وجود ندارد، برای امکان دسترسی سریع و آسان به آنها در آینده ذخیره، طبقه بندی، سازماندهی و مدیریت میشوند. مدیریت مستندات در شکل سنتی به صورت کاغذی و توسط واحدهای بایگانی ادارات و سازمانها انجام میشد. اما استفاده از بایگانی کاغذی در عصر دیجیتال، توجیه اقتصادی و منطقی ندارد و میتواند در فرآیند کارهای دیجیتال اختلال ایجاد کند. به علاوه بسیاری از اسنادی که در سازمانهای امروزی تولید میشوند دیجیتال هستند. مهمترین فواید بایگانی الکترونیکی عبارتند از: افزایش ایمنی، افزایش کارایی و سرعت بایگانی، نیاز به فضای کمتر، تسهیل بازیابی اسناد و مدارک و صرفهجویی در هزینهها، سادهتر کردن پیروی از قوانین و ایمنی بیشتر. مناسبترین ابزار برای بایگانی دیجیتالی اسناد، سیستم مدیریت مستندات یا DMS است. در این نوع سیستم ها اطلاعات به روشهای مختلفی به فرمت دیجیتال تبدیل میشوند. نرم افزار مدیریت مستندات (نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد) به شما اجازه میدهد تا تمام مکاتبات و اسناد سازمانی خود را از راههای مختلف، دستهبندی و بایگانی کرده و آنها را مدیریت کنید. قابلیت جستجوی آسان میان انبوه این اسناد، بازیابی سریع آنها و نیاز به فضای کم از مزایای دیگر آنهاست.
قابلیتهای این نرم افزارها میتواند شامل امکان جستجوی پیشرفته میان اسناد و گزارشات متنوع در خصوص وضعیت آنها هم باشد اصلیترین مزیت این نوع نرم افزارها نظمی است که برای مستندات ایجاد میکنند. نرمافزارهای مدیریت مستندات ضمن ذخیرهسازی الکترونیکی اسناد و مدارک سازمانی، امکان ثبت و گردآوری اسناد، نمایهسازی یا index کردن آنها، طبقهبندی، نسخهبندی، جستجو و بازیابی آنها را نیز فراهم میکنند. ویژگیهای نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر نرم افزار مستندات فراگستر، یکی از بهترین راهکارهای بایگانی الکترونیکی اسناد سازمانی است که امکانات و قابلیتهای آن بسیار بیشتر از محصولات داخلی مشابه است. این راهکار ضمن درنظر گرفتن ملاحظات امنیتی، امکانات کاربردی متعددی را برای مدیریت اسناد در اختیار شما قرار میدهد. برخی از محبوبترین امکانات این نرم افزار عبارتند از: 1- به شما اجازه میدهد تا هنگام بایگانی انواع اسناد سازمانی، سطح دسترسی افراد به آنها را تعیین کنید. یعنی میتوانید دسترسی کاربران به پوشهها و اسناد را بر اساس واحد سازمانی یا سمت شغلی آنها در سازمان محدود کنید. 2- با استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر (DMS) میتوانید اسناد کاغذی خود را با استفاده از یک اسکنر به اسناد دیجیتالی تبدیل کرده و مستقیماً در سیستم ذخیره کنید. 3- سیستم مدیریت مستندات فراگستر امکان پوشهبندی اسناد بایگانی شده را در ۲ دسته شخصی و سازمانی ممکن میکند.
دسته شخصی اختصاص به شما دارد و برای سایر اعضاء سازمان قابل استفاده نخواهد بود 4- قابلیت محبوب دیگر این نرم افزار، امکان تعریف بایگانی های متعدد برای سازمانهای هلدینگی است. شما میتوانید هر یک از سرشاخههای مختلف در طبقهبندی بایگانی را به یک بایگانی خاص اختصاص دهید و برای هر کدام دسترسیها و قوانین خاصی تنظیم کنید. 5- امکان تعریف فیلدهای متادیتا برای قالبهای اسناد، مثل فیلد اطلاعات پرسنلی برای فرمهای منابع انسانی و همینطور امکان تعریف کلیدواژههای (تگهای) متنوع و انتساب آنها به اسناد جهت دستیابی سریعتر به آنها. 6- امکان طراحی فرم برای بایگانی اسناد با استفاده از فرمساز. به عبارتی اسنادی که توسط نرم افزار مدیریت اسناد فراگستر بایگانی میشوند میتوانند سند عادی یا فرم باشند. 7- امکان ایمیل کردن، فکس کردن، پرینت کردن و ارجاع اسناد 8- امکان تعریف قالب های از پیش تعریف شده برای اسناد و دسترسی به آنها در کنار قالبهای نامه 9- امکان انتساب فرمهای ایجاد شده در فرم ساز به صورت خودکار در هنگام ایجاد سند 10- امکان دسترسی به مدیریت مستندات مستقیماً از کارتابل اتوماسیون فراگستر دقیقاً مشابه نامهها.
11- امکان استفاده از OCR برای تبدیل متون اسناد تصویری 12- امکان ثبت ایمیل و فکس های دریافتی در قالب سند و ذخیرهسازی آنها 13- امکان قرارگیری یک سند در بیش از یک پوشه 14- امکان تعریف طبقهبندی محرمانه برای دسترسی به پوشهها و اسناد و همینطور امکان تعیین زمان برای در دسترس بودن آنها 15- امکان ایجاد ارتباط میان یک سند و نامه از کارتابل 16- امکان ارجاع پرونده از بایگانی سازمان به کارتابل پرسنل 17- امکان تعریف الگوی شماره دهی سند و ... نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر قابلیتها و امکانات بسیار بیشتری نیز در اختیار شما قرار میدهد. در صورتی که مایل به دریافت دموی رایگان این نرم افزار فراگستر هستید، میتوانید از طریق این لینک برای ثبت نام و دریافت دموی رایگان اقدام کنید..
17:31 - 3 مرداد 1401
1 Reposts
32 Views
1 Reply